A cura del Dott. Marco Scardeoni

Dottore Commercialista e Revisore Contabile

Fondatore e Managing Partner dello Studio Marco Scardeoni e Partners

Introduzione

Nel complesso panorama della gestione aziendale, il tema dei rimborsi spese agli amministratori rappresenta un aspetto di fondamentale importanza che richiede particolare attenzione sia sotto il profilo fiscale che amministrativo. È importante sottolineare che il compenso dell’amministratore è fiscalmente assimilato a quello di lavoro dipendente, pur mantenendo le sue peculiarità giuridiche e gestionali. Questa assimilazione influenza significativamente il trattamento fiscale dei rimborsi spese, che seguono in larga parte le regole previste per i lavoratori dipendenti pur con alcune importanti specificità.

Il Sistema dei Rimborsi Forfettari

Il sistema forfettario di rimborso spese merita un’analisi particolarmente approfondita per la sua complessità e le sue implicazioni fiscali. Questo metodo prevede l’erogazione di un’indennità giornaliera prestabilita che copre tutte le spese di trasferta dell’amministratore, senza necessità di presentare documentazione analitica per vitto e alloggio.

Limiti di Esenzione e Calcolo dell’Indennità

Per le trasferte fuori dal comune dove è situata la sede di lavoro, le indennità di trasferta sono esenti da imposizione fino a:

– €46,48 al giorno per trasferte in Italia;

– €77,47 al giorno per trasferte all’estero.

Questi limiti sono fondamentali perché determinano la quota non imponibile del rimborso. Qualsiasi eccedenza rispetto a questi importi concorre a formare il reddito dell’amministratore.

Ad esempio: – Se un amministratore riceve un’indennità giornaliera di €100 per una trasferta in Italia, €46,48 saranno esenti da imposizione, mentre i restanti €53,52 concorreranno a formare il suo reddito imponibile.

Riduzioni dell’Indennità Forfettaria

L’indennità forfettaria subisce delle riduzioni in specifiche circostanze:

1. Quando l’azienda rimborsa analiticamente le spese di vitto o di alloggio:

   • Se viene rimborsato analiticamente il vitto o l’alloggio, l’indennità forfettaria esente si riduce di 1/3;

   • L’importo esente diventa quindi €30,99 per trasferte in Italia e €51,65 per trasferte all’estero;

2. Quando vengono rimborsate analiticamente sia le spese di vitto che di alloggio:

   • L’indennità forfettaria esente si riduce di 2/3;

   • L’importo esente si riduce a €15,49 per trasferte in Italia e €25,82 per trasferte all’estero.

Ad esempio, se un amministratore riceve: – Rimborso analitico del solo vitto – Indennità forfettaria di €60 L’importo esente sarà di €30,99 e la differenza (€29,01) concorrerà a formare il reddito imponibile.

Spese di Viaggio nel Sistema Forfettario

È importante notare che le spese di viaggio e trasporto mantengono sempre un trattamento separato rispetto all’indennità forfettaria. Queste spese:

– Possono essere sempre rimborsate analiticamente in aggiunta all’indennità forfettaria;

– Non riducono l’importo dell’indennità forfettaria esente;

– Devono essere documentate con idonei giustificativi.

Il Rimborso Chilometrico

Il rimborso chilometrico rappresenta uno degli aspetti più complessi e delicati nella gestione dei rimborsi spese degli amministratori. La normativa prevede un sistema articolato di calcolo e documentazione che richiede particolare attenzione sia da parte dell’azienda che dell’amministratore. Il principio fondamentale si basa sulle tariffe ACI, che vengono utilizzate come riferimento per quantificare il rimborso spettante all’amministratore che utilizza il proprio veicolo per trasferte aziendali.

Prendiamo ad esempio il caso concreto di un amministratore che si reca con la propria vettura da Mantova a Firenze e ritorno, per un totale di 500 chilometri. La vettura utilizzata è una BMW 116d 1.6 con una percorrenza media annua di 30.000 chilometri. In questo caso, applicando la tariffa ACI di €0,791493 al chilometro, il rimborso totale ammonterebbe a €395,75. Tuttavia, poiché la normativa prevede limiti di potenza specifici (17 cavalli fiscali per i veicoli a benzina e 20 per quelli diesel), nel caso di utilizzo di un veicolo che superi questi limiti, il rimborso sarà calcolato utilizzando la tariffa relativa ad un’auto con potenza entro i limiti consentiti. Nel nostro esempio, se l’auto supera i limiti di potenza, il rimborso verrà ricalcolato utilizzando la tariffa di €0,41268 al chilometro, portando l’importo deducibile a €206,34.

La Risoluzione 92/E/2015 ha inoltre fornito importanti chiarimenti riguardo alla gestione dei rimborsi chilometrici nel caso di amministratori che partono direttamente dalla propria abitazione. In questi casi, è necessario confrontare la distanza tra l’abitazione dell’amministratore e la destinazione con quella tra la sede aziendale e la destinazione. Se il tragitto effettivo risulta più breve di quello teorico dalla sede, l’intero rimborso sarà esente. Al contrario, se il tragitto effettivo è più lungo, la differenza chilometrica dovrà essere considerata come reddito imponibile per l’amministratore.

La documentazione necessaria per il rimborso chilometrico deve essere particolarmente accurata e completa. Per ogni trasferta, è indispensabile registrare non solo i chilometri percorsi, ma anche il tipo di auto utilizzata, le date e gli orari degli spostamenti, nonché le motivazioni aziendali che hanno reso necessaria la trasferta. A supporto della documentazione principale, è consigliabile conservare anche elementi accessori come ricevute di pedaggi autostradali, scontrini di rifornimento carburante o ricevute di parcheggio, che possono contribuire a dimostrare l’effettività della trasferta in caso di verifiche fiscali.

Trasferte e Territorialità

La distinzione tra trasferte effettuate all’interno del comune dove si trova la sede di lavoro e quelle fuori comune assume un’importanza fondamentale nel trattamento fiscale dei rimborsi spese. Per le trasferte all’interno del comune, vige il principio generale secondo cui le indennità e i rimborsi forfettari costituiscono sempre reddito per l’amministratore, con l’unica eccezione delle spese di trasporto documentate da titoli di viaggio provenienti dal vettore (biglietti di mezzi pubblici, ricevute taxi, etc.).

Nel caso delle trasferte fuori comune, invece, il trattamento fiscale risulta più articolato. Consideriamo il caso di un amministratore che si reca in trasferta a Milano per due giorni, presentando fatture di vitto e alloggio per complessivi €440 (€400 + IVA 10%) e utilizzando la propria autovettura. In questo caso, l’IVA sulle spese di vitto e alloggio sarà detraibile per l’azienda, mentre il costo sarà deducibile nel limite di €361,52 (€180,76 x 2 giorni). Per quanto riguarda il rimborso chilometrico, questo sarà deducibile nei limiti delle tariffe ACI per auto di potenza non superiore ai limiti stabiliti.

Documentazione e Aspetti Procedurali

La corretta gestione documentale rappresenta un elemento cruciale per garantire la deducibilità dei rimborsi spese e prevenire contestazioni in sede di verifica fiscale. L’esperienza pratica dimostra che le contestazioni più frequenti riguardano proprio carenze o irregolarità nella documentazione di supporto. Per questo motivo, è fondamentale predisporre e conservare con cura tutta la documentazione necessaria, che deve includere l’autorizzazione formale all’uso del mezzo proprio, le note spese mensili con il dettaglio dei viaggi effettuati e tutti i documenti giustificativi delle spese sostenute.

Un caso particolarmente interessante riguarda le trasferte che si svolgono a cavallo di due anni solari. In queste situazioni, entra in gioco il principio di cassa “allargato” previsto per gli amministratori, secondo cui i rimborsi erogati entro il 12 gennaio dell’anno successivo si considerano di competenza dell’anno precedente. Questo aspetto assume particolare rilevanza per la corretta imputazione fiscale dei rimborsi e deve essere attentamente considerato nella gestione amministrativa.

Conclusioni

La gestione dei rimborsi spese degli amministratori richiede un approccio metodico e una profonda conoscenza della normativa fiscale. L’esperienza sul campo dimostra che una gestione approssimativa di questi aspetti può portare a contestazioni in sede di verifica fiscale, con conseguenze potenzialmente onerose per l’azienda. Per questo motivo, è fondamentale implementare procedure chiare e controllabili, mantenere un’accurata documentazione di supporto e verificare periodicamente la conformità delle procedure adottate.

Data la complessità della materia e le frequenti evoluzioni normative e giurisprudenziali, risulta sempre consigliabile affidarsi a professionisti qualificati per la definizione delle procedure e la gestione delle casistiche più complesse. Solo attraverso un approccio professionale e rigoroso è possibile garantire la corretta gestione dei rimborsi spese, tutelando sia l’azienda che gli amministratori.

Nota: Le informazioni contenute in questa guida sono aggiornate alla data di pubblicazione. Data la complessità della materia e i frequenti aggiornamenti normativi, si consiglia di verificare eventuali modifiche successive e di consultare un professionista per casi specifici.